El. laiškų šablonai

Nustatymai → Bendrieji → El. laiškų šablonai

Vartotojai gali siųsti el. laiškus iš bet kurio Rivile ERP modulio, pvz., skolų registro, sąskaitų faktūrų, ar užsakymų.

  • Pasirinkti iš anksto sukonfigūruotus el. pašto šablonus.
  • Pridėti priedus, tokius kaip ataskaitos, dokumentai ar sąskaitos, tiesiogiai iš sistemos.
  • Naudoti standartinį Rivile el. pašto domeną (nereikia konfigūruoti SMTP nustatymų).
  • Konfigūruoti savo SMTP serverį siųsti el. laiškus iš įmonės domeno.

El. pašto serverio konfigūracija

Administratorius gali nustatyti el. pašto serverį pagal įmonės poreikius:

  • Standartinis Rivile el. pašto domenas: Sistema siunčia el. laiškus naudodama Rivile serverį, nereikia papildomos konfigūracijos.
  • Individualus SMTP serveris: Administratorius gali konfigūruoti įmonės el. pašto serverio nustatymus.

Pastaba: siunčiant iš Rivile serverio naudojamas "notifications@rivile.cloud" siuntėjas, tačiau galite konfigūruoti kam atsakyti gavėją kiekviename laiške.

El. pašto serverio nustatymai

Nustatymai → Bendrieji → Parametrai → SS-EMAIL-SERVER

Jeigu parametras nenustatytas, siuntimas bus vykdomas iš Rivile ERP pašto dėžutės "notifications@rivile.cloud"

Norint, kad el.laiškai būtų siunčiami iš įmonės el.pašto adreso reikaliga įmonės lygyje nustatyti parametrą parenkant siuntimo tipą bei prisijungimo nustatytmus.

SMTP

Parametro SS-EMAIL-SERVER nustatymai

  • Tipas: SMTP
  • Serverio adresas: pvz. lydeka.serveriai.lt, Jeigu reikia nurodyti port'ą - vedama per dvitaškį, pvz. `smtp.hostinger.com:587.
  • Šifravimo protokolas: SSL arba TLS, atitinkamai dažniausiai tiekėjai nurodo konkretų prievadą (port) kurį reikia naudoti SSL dažniausiai 465, TLS dažniausiai 587.
  • Vartotojo vardas: paprastai el.pašto adresas, pvz. info@yourcompany.com
  • Slaptažodis: prisijungimo slaptažodis
  • El. pašto adresas nuo: Nurodoma įmonės el.pašto adresas naudojamas kaip siuntėjas
  • Paslaugos Id: nenurodomas

GMAIL

Norint naudoti el. pašto siuntimą organizacijos vardu reikalinga atitinkamai nustatyti Google Workspace bei service account su domain-wide delegation:

Instrukcija, kaip sukurti ir konfigūruoti Google Service Account API naudojimui Rivile ERP

1 Žingsnis: Sukurkite Service Account

Eikite į Service Accounts puslapį:

  1. Atidarykite Google Cloud Console, naršykite į IAM & Admin > Service Accounts.
  2. Spustelėkite „Create Service Account“.
  3. Įveskite pavadinimą ir aprašymą savo Service Account.
  4. Paspauskite „Done“.

Suteikite prieigą sukurtai paslaugos paskyrai:

  1. Atidarykite sukurtą Service Account.
  2. Skiltyje „PERMISSIONS“ spustelėkite „GRANT ACCESS“.
  3. Įveskite el. pašto adresą, kuriam norite leisti siųsti el. laiškus.
  4. Nustatykite vaidmenį „Service Account User“.
  5. Spustelėkite „Save“.

Sukurkite raktą:

  1. Kai paprašoma, pasirinkite „JSON“ kaip rakto tipą.
  2. Atsisiųskite JSON rakto failą – jo prireiks „Rivile ERP“ programai.
  3. Spustelėkite „Done“, kad užbaigtumėte procesą.

2 Žingsnis: Nustatyti Google Workspace

  1. Atidarykite https://admin.google.com/.
  2. Naršykite į „Security > API Controls > Domain-wide Delegation“.
  3. Spustelėkite „Add new“.
  4. Įveskite kliento ID, gautą iš sukurtos Service Account.
  5. Nurodykite OAuth veiksmų sritį: https://mail.google.com/.
  6. Spustelėkite „AUTHORIZE“.

Parametro SS-EMAIL-SERVER nustatymai

  • Tipas: GMAIL
  • Serverio adresas: nevarbu, galima nenurodyti (parinktas jūsų Google paskyroje)
  • Šifravimo protokolas: nevarbu, galima nenurodyti (bus naudoajama pagal nutylėjimą saugus šifravimas)
  • Vartotojo vardas: paprastai el.pašto adresas, pvz. info@yourcompany.com
  • Slaptažodis: JSON gautas raktas, pvz. { "type": "service_account", "project_id": "your-project-id", "private_key_id": "your-private-key-id", ... "client_x509_cert_url": "https://www.googleapis.com/robot/v1/metadata/x509/your-service-account-email%40your-project-id.iam.gserviceaccount.com" }
  • El. pašto adresas nuo: paprastai tas pats el.pašto adresas
  • Paslaugos Id: nenurodomas

Microsoft 365

Norėdami naudoti el. laiškų siuntimą per Microsoft 365 turite visų pirma sukonfigūruoti savo Microsoft 365 organizacijos paskyrą. Kai tai atliksite, sukonfigūruokite SS-EMAIL-SERVER parametrą kaip nurodytą žemiau.

Parametro SS-EMAIL-SERVER nustatymai

  • El. pašto adresas nuo: el. pašto adresas iš kurio bus siunčiamas el. laiškai
  • Tipas: MS_EXCHANGE
  • Serverio adresas: nepildomas
  • Šifravimo protokolas: nepildomas
  • Vartotojo vardas: jūsų aplikacijos ID (Application (client) ID)
  • Slaptažodis: kliento slaptas raktas (Client Secret Value)
  • Paslaugos Id: Microsoft Entra direktorijos ID (Directory (tenant) ID)

El. laiškų šablonai

El. laiškų šablonai leidžia standartizuoti siunčiamų laiškų turinį. Administratorius gali kurti ir redaguoti šablonus pagal skirtingų dokumentų tipus.

  • Dokumentai: Sąskaitos, užsakymai, sutartys ir kt.
  • Automatinis dinaminių laukų užpildymas (pvz., gavėjo vardas, suma, data).
  • Personalizuoti šablonai kiekvienam modulio tipui.

Šablonai priskiriami pagal dokumento vietą. Pavyzdžiui:

  • Pardavimo sąskaitos – Naudojamas sąskaitų siuntimui klientams.
  • Pirkimo užsakymai – Naudojamas pirkimų užsakymų patvirtinimui.

Administratorius gali:

  • Nurodyti iš kokio el.pašto adreso siųsti jeigu įmonė turi kelis.
  • Keisti šablono tekstą ir struktūrą.
  • Keisti laiško temą.
  • Keisti gavėjo, kam atsakyti, kopijos ar slaptos kopijos adresus
  • Įtraukti naujus dinaminius laukus.
  • Peržiūrėti ir testuoti šablono el. laiško versiją (testavimui reikia nurodyti norimo dokumento "id" skiltyje "Testavimo duomenys", pvz {"ids": ["452de49e-4040-4436-ab2d-1b8ef1668827"]})

Dinaminiai laukai šablonuose

Dinaminiai laukai užtikrina, kad šablonai būtų pritaikyti kiekvienam gavėjui ir situacijai. Jie automatiškai užpildomi informacija iš sistemos, pvz.

  • {{currentUserOrCompanyEmail}} – Vartotojo el. pašto adresas. Jei vartotojo el. pašto adresas nenustatytas, naudojamas įmonės el. pašto adresas.
  • {{currentUserEmail}} – Vartotojo el. pašto adresas.
  • {{companyEmail}} – Įmonės el. pašto adresas, nurodytas kliento duomenyse. Jei nėra, reikšmė bus tuščia.
  • {{companyName}} – Įmonės pavadinimas, nurodytas kliento duomenyse.
  • {{companyRegCode}} – Įmonės registracijos kodas.
  • {{companyVatNumber}} – Įmonės PVM kodas.
  • {{companyAddress}} – Įmonės adresas.
  • {{companyPhone}} – Įmonės telefono numeris.
  • {{currentUserFullName}} – Dabartinio vartotojo pilnas vardas.

Pastaba: Tikslus dinaminių laukų rinkinys priklauso nuo šablono tipo.

Esant poreikiui naujam el. šablonui - kreipkitės į Rivile ar savo atstovą ("Pagalbos centras " → "Pateikti vystymo pasiūlymą").

ERP pirmieji žingsniai