Pirkimų užsakymai/Pirkimų sąskaitos

Pirkimo/užsakymo dokumento vedimo pagrindiniai žingsniai:

1. Kuriama nauja operacija. Suvedama bendra informacija (dokumento numeris, data, klientas, kt.).
2. Įvedamas dokumento turinys (perkamos prekės, paslaugos, jų kiekiai, kainos, kt.).
3. Esant poreikiui priskiriamas pirkimo mokėjimas (pvz.: avansas).
4. Dokumentas patvirtinamas/užregistruojamas.

Dokumento antraštė (“Bendra informacija”, “Adresai”, “Mokėjimo sąlygos”)

Mygtuku “Sukurti naują” pasirenkamas dokumento tipas: “Sąskaita” ar “Grąžinimas”.

Suvedama bendra pirkimo dokumento informacija:

• "Operacijos data" - pagal šį lauką susiformuoja Didžiosios knygos operacijos įrašai (“Didžioji knyga”), kliento skola (“Skolų registras”), prekių atveju - likučių įrašai (“Atsargų registras”);
• "Dokumento data" - pagal šį lauką skaičiuojamas mokėjimo atidėjimas;
• “Dokumento Nr” - vedamas tiekėjo sąskaitos faktūros numeris. Neįvedus numerio - numeris bus sugeneruojamas pagal aprašytą pirkimų dokumentų skaitliuką dokumento išsaugojimo metu;
• “Valiuta” - pagal nutylėjimą parenkama įmonės bazinė valiuta.

• “Klientas” - pasirinkus klientą, automatiškai užsipildys iš kliento kortelės:
  • “Mokesčių kategorija” - klientui priskirta PVM mokesčio paskaičiavimo lentelė.
  • “Žurnalas” - DK žurnalas, kuriame formuosis pirkimo sąskaitų sumos.
  • “Sąskaita” - DK sąskaita, kuri parenkama jeigu skola tiekėjui turės nueiti į kitą balansinę sąskaitą nei nurodyta kliento sąskaitų ryšio lentelėje.
  • “Sutartis”- pagrindinė kliento sutartis.
  • “Mokėjimo terminai'' - užsipildys iš sutarties, jei sutarties nėra - iš kliento kortelės. Vedant informaciją ranka, skolos išskaidymą galima apibrėžti ne tik procentu bet ir papildoma suma. Jeigu vienoje eilutėje bus nurodyta ir procentas ir suma, sistema abu dėmenis sudės (pvz: Turime sąskaitą, kurios suma 1000 EUR, o mokėjimo terminuose skolos apmokėjimas išskaidomas sekančiai: 50% + 100 eur, 10 dienų ir 50% + 0 eur, 20 dienų. Tokiu atveju sistema suformuos du skolos įrašus: 600 EUR su 10 dienų mokėjimo atidėjimu ir 400 EUR su 20 dienų mokėjimo atidėjimu).
  • “Adresas”- pagrindinis kliento adresas.
  • “Kainos be PVM”/”Kainos su PVM” - jei įmonė (klientas) ir įmonė (Organizacija) yra PVM mokėtojai pagal nutylėjimą užsipildys požymis ”Kainos be PVM”, kitais atvejais pagal nutylėjimą užsipildys požymis ”Kainos su PVM”.
  • “Mokėtojas” - skolos mokėtojo kodas ir pavadinimas. Esant atvejams, kai sąskaitos faktūros klientas nesutampa su mokėtoju, vykdomas rankinis mokėtojo informacijos koregavimas.

Reikalui esant, šią informaciją galima pakoreguoti atitinkamuose antraštės skirtukuose.

Dokumento detali informacija

Skirtuke “Detalios eilutės” suvedamas dokumento turinys: padalinys, prekės kodas, kiekis, kaina, PVM mokestis, atsargų dimensijos (objektas, serija, partija, žyma).

Mygtuku “Pridėti iš likučių” yra galimybė reikiamą prekę susirasti atsargų likučiuose (atidaroma likučių forma) ir įrašius kiekį, atkelti informaciją į dokumento detalią eilutę. Tokiu atveju belieka tik detalioje eilutėje įvesti pirkimo kainą.

Prekės informaciją galima vesti, koreguoti detalios informacijos formoje, ”Redaguoti eilutę”, iškviečiamoje redagavimo mygtuku. Šioje formoje (reikalui esant) koreguojamos PVM mokesčių sumos, bei vedami papildomi kaštai: didinantys arba mažinantys savikainą (pvz.: muito ar transportavimo mokesčiai, akcizai ir pan.). Prieš tai šiuos kaštus būtina aprašyti (Nustatymai → Atsargos ir logistika → Prekės, paslaugos) kaip paslaugas su požymiu “Paslauga naudojama, kaip papildomi kaštai” (skirtuke “Apskaita”).

Mokėjimo priskyrimas ( “Mokėjimai” )

Šioje dalyje galimas išankstinių pirkimo apmokėjimų priskyrimas arba naujo mokėjimo suformavimas pirkimo dokumento vedimo metu.

Galimi mokėjimo būdai:

• “Pridėti mokėjimą” - sukurti naują mokėjimą pirkimo dokumento pagrindu, nurodant mokėjimo metodą ir sumą. Užregistravus sąskaitą, užsiregistruos ir mokėjimas. Vėliau tokiu būdu sukurtą mokėjimą galima bus pakoreguoti tik iš sąskaitos dokumento pusės (atšaukus sąskaitos registravimą). Šis būdas naudojamas ir atskaitingam asmeniui priskirti.
• “Priskirti dokumentus” - susieti anksčiau įvestus mokėjimus su pirkimo dokumentu (pvz.: avansus).

Dokumento tvirtinimas/registravimas

Suvedus visas detalias eilutes, dokumentas tvirtinamas/registruojamas. Patvirtinus pirkimo užsakymą:

• Dokumento būsena tampa “Patvirtintas”.

  Užpajamavus visų užsakymo eilučių kiekius, dokumento būsena tampa “Uždarytas.

• Padalinyje padidėja prekių likučiai(“Atsargų registras”, laukas “Būsena” = “Atvyksta”).
• Didžiosios knygos ir skolos operacijos neformuojamos.

Užregistravus pirkimo sąskaitą:

• Dokumento būsena tampa “Registruotas”.
• Susiformuoja didžiosios knygos įrašas (“DK registras”).
• Atsiranda skola mokėtojui (“Skolų registras”).
• Susiformavusi skola sudengiama pagal kliento kortelėje parinktą skolų sudengimo tipą.
• Padalinyje padidėja prekių likučiai (“Atsargų registras”, laukas “Būsena” = “Registruota”).
• Užpajamavus visą pirkimo užsakymo eilutės kiekį, užsakymo eilutės būsena tampa "Uždarytas”.
• Užpajamavus užsakymo visų eilučių kiekius, pirkimo užsakymo dokumento būsena tampa "Uždarytas”.

Pirkimų modulio veiksmų mygtukai

Galimi veiksmai:

• “Sukurti pirkimų sąskaitą” - pirkimo užsakymo dokumeto pagrindu kuriama pirkimo sąskaita.

• ,,Sukurti siuntą” - pirkimo užsakymo/pirkimo sąskaitos dokumento pagrindu kuriama siunta.
• “Eksportuoti į i.SAF registrą” - formuojama i.SAF duomenų rinkmena.
• "Taikyti papildomus kaštus" - pirkimo užsakymo arba sąskaitos faktūros prekėms savikainos didinimas/mažinimas (žr. detaliau).
• "Importuoti" - pirkimo užsakymo arba sąskaitos faktūros detalių eilučių importas.

Pirkimai

ERP akademija_Praktiniai pavyzdžiai