Automatinis dokumentų skaitmeninimas

Užduotis: El. paštu gautas sąskaitas-faktūras skaitmennti automatiniu būdu.

Sąlygos: Sukonfigūruoti dokumentų skaitmeninimą, kad el. laiškais gautos sąskaitos faktūros automatiškai būtų įkeliamos į Rivile ERP.

Darbo eiga:

1. Nustatymai → Bendrieji → Automatizacijos → El. laiškų automatinis failų skaitymas (SS-OCR-READ-EMAIL) aktyvuokitei automatizacijos užduotį:

2. Nustatymai → Bendrieji → Parametrai → OCR pašto dėžutės prisijungimo nustatymai (SS-OCR-EMAIL) aprašykite el. pašto dėžutės parametrus:

   • Įmonė -nurodykite įmonę;

   • El.pašto adresas - nurodykite e-mail, kuris bus naudojamas automatiniame skaitmenizavime;

   • Slaptažodis - nurodykite prisijungimo slaptaždį:

     • GMAIL atveju reikia sukurti App slaptažodį adresu https://myaccount.google.com/apppasswords . App pavadinimas gali būti pvz. “imap”:

     

     Google leis pridėti App įjungus paskyrai autentifikaciją (pvz. 2FA Google Paskyra→Sauga):

     

   • Serverio adresas - nurodyti serverio adresą (pvz. "imap.gmail.com");

   • Ištrinti po nuskaitymo - pažymėti varnele, jeigu nuskaičius el.laišką reikalinga ištrynimo komanda. Tai konfigūruojama serverio nustatymuose.

   • Paskutinis nuskaitymas - pirmojo paleidimo metu nurodyti dieną ir laiką, nuo kada vykdyti duomenų nuskaitymą iš el.pašto dėžutės. Rekomenduojama nurodyti einamojo momento dieną ir laiką. Po pirmos automatizacijos data ir laikas bus pildoma automatiškai po kiekvieno e-mail duomenų nuskaitymo.

   • El.pašto IMAP konfigūracija - papildoma IMAP konfigūracija.

     PVZ. {"mail.imap.starttls.enable": "true","mail.imap.ssl.enable": "true","mail.imap.auth": "true", "mail.imap.port":"993", "mail.imaps.partialfetch": "false", "mail.imaps.fetchsize": "1048576", "mail.imap.partialfetch": "false", "mail.imap.fetchsize": "1048576"}

3. Sukonfigūruokite parametrą "Dokumentų skaitmenizavimo nustatymai" esant poreikiui duomenų atpažinimo pagal: atsakingą asmenį, padalinį, objektą (Nustatymai → Bendrieji → Parametrai →"Dokumentų skaitmenizavimo nustatymai"→ SS-OCR-EMAIL-VALUES-CONFIG):

4. Sukonfigūruokite parametrą "Dokumentų skaitmenizavimo nustatymai", jeigu detalių eilučių duomenų užpildymas reikalingas suminis arba detalus (Nustatymai → Bendrieji → Parametrai →"Dokumentų skaitmenizavimo nustatymai"→ SS-OCR-EMAIL-VALUES-CONFIG):

5. Nuskaityti el.pašto failai saugomi “El. laiškų žurnalas” sąraše (Nustatymai → Bendrieji → El. laiškų žurnalas):

6. Automatiškai skaitmenizuoti ir sukurti pirkimo/pardavimo įrašai bus matomi sąrašiniame lange ( Pirkimai → Pirkimų sąskaitos arba Pardavimai → Pardavimų sąskaitos):

7. Pakeiskite skaitmenizuoto dokumento būseną "Juodraštis" į Naujas, spaudžiant mygtuką Keisti į Naujas:

ERP Akademija