Tvirtinimo šablonai

Tvirtinimo šablonuose aprašoma dokumento tvirtinimo eiga: kas ir kokia seka turi peržiūrėti bei patvirtinti dokumentą. Šablone nurodomas modulis, įmonė, el. laiškų šablonai ir tvirtinimo sekos žingsniai.

Tvirtinimo sekos aprašymo logika priklauso nuo tvirtinimo žingsnių. Galima naudoti tvirtinimo tipus, pavyzdžiui, „Atsakingas asmuo“, „Darbuotojo vadovas“, „Padalinio vadovas“, „Visi darbuotojai“ arba „Pasirinkti tvirtintojai“, taip pat nurodyti konkretų darbuotoją arba darbuotojų grupę / komandą.

Pagal tvirtinimo šabloną sistema suformuoja tvirtinimo operaciją, kurioje fiksuojama dokumento tvirtinimo būsena, žingsniai, tvirtintojai ir jų atlikti veiksmai.

Pagrindinė informacija

• Pavadinimas – nurodomas tvirtinimo šablono pavadinimas.
• Kodas – unikalus šablono identifikavimo kodas.
• Modulis – pasirenkamas sistemos modulis, kuriame naudojamas šablonas.
• Įmonė – pasirenkama įmonė, kuriai taikomas šablonas.
• El. pašto šablonas žingsnių patvirtinimui – naudojamas siunčiant pranešimus apie reikalingą patvirtinimą.
• El. pašto šablonas tvirtinimo užbaigimui – naudojamas informuoti apie užbaigtą tvirtinimo procesą arba būsenos pasikeitimą.
• Leisti tvirtinti pavaduojančiam – nurodo, ar dokumentą gali tvirtinti darbuotojui priskirtas pavaduojantis asmuo. Šis požymis taikomas tada, kai pagal pavadavimų informaciją randamas galiojantis pavadavimas.

Tvirtinimo seka

Tvirtinimo sekos eilutėse nurodomas eilės numeris, patvirtinimo tipas, patvirtinimo logika, atmetimo logika ir požymis „Ar reikalauti atmetimo priežasties“.

Pirkimo sąskaitų kriterijai

Kai šablono lauke „Modulis“ pasirinkta reikšmė „Pirkimo sąskaitos“, papildomai rodomas skirtukas „Kriterijai“. Jame aprašomos sąlygos, pagal kurias pirkimo sąskaitai arba pirkimo grąžinimui taikomas konkretus tvirtinimo šablonas.

Jeigu pagal dokumento duomenis tinka keli tvirtinimo šablonai, taikomas didžiausią prioritetą turintis šablonas.

Kai pirkimo sąskaita arba pirkimo grąžinimas patvirtinamas pagal tvirtinimo šabloną, dokumente išsaugoma informacija, pagal kokias kriterijų reikšmes vyko tvirtinimas. Ši informacija naudojama tikrinant, ar patvirtinimas tebėra galiojantis po dokumento koregavimo.

Galimi kriterijai:

• Prioritetas – nurodomas šablono prioritetas. Didesnė reikšmė turi aukštesnį prioritetą.
• Tipas – pasirenkamas dokumento tipas: „Sąskaita“, „Grąžinimas“ arba „Visi“. Numatytoji reikšmė – „Sąskaita“.
• Tiekėjas – įjungus kriterijų galima pasirinkti vieną arba kelis tiekėjus. Jeigu tiekėjai nenurodyti, kriterijus taikomas visiems tiekėjams.
• Atsakingas asmuo – įjungus kriterijų galima pasirinkti vieną arba kelis atsakingus asmenis. Taip pat galima pasirinkti tuščią reikšmę, nes pirkimo sąskaitoje atsakingas asmuo nėra privalomas. Jeigu atsakingi asmenys nenurodyti, kriterijus taikomas visiems atsakingiems asmenims.
• Padalinys – įjungus kriterijų galima pasirinkti vieną arba kelis padalinius. Jeigu padaliniai nenurodyti, kriterijus taikomas visiems padaliniams.
• Objektas – įjungus kriterijų galima pasirinkti vieną arba kelis objektus. Taip pat galima pasirinkti tuščią reikšmę, nes pirkimo sąskaitoje objektas nėra privalomas. Jeigu objektai nenurodyti, kriterijus taikomas visiems objektams.
• Dokumento suma be PVM – įjungus kriterijų nurodomas sumos intervalas nuo / iki.
• Operacijos data – įjungus kriterijų nurodomas datos intervalas data nuo / data iki.

Jeigu patvirtintame dokumente koreguojama informacija, kuri buvo naudota tvirtinimo kriterijuose, sistema inicijuoja naują tvirtinimą. Pavyzdžiui, jeigu tvirtinimas buvo taikytas pagal Operacijos datą ir dokumente pakeičiama operacijos data, ankstesnis patvirtinimas nebelaikomas galiojančiu. Jeigu koreguojami laukai, kurie nebuvo naudojami tvirtinimo kriterijuose, dokumento patvirtinimas lieka galiojantis.

Pavaduojančio asmens tvirtinimas

Jeigu šablone pažymėtas požymis „Leisti tvirtinti pavaduojančiam“, formuojant tvirtinimo operaciją tikrinami tuo metu galiojantys darbuotojų pavadavimai. Radus pavaduojantį asmenį, jis darbuotojų portale gali matyti ir patvirtinti arba atmesti jam pavaduoti priskirtą tvirtinimo operaciją.

Rivile ERP modulių langų aprašymas