Rivile ERP — darbo eigos (Workflows)

Rivile ERP — darbo eigos (Workflows)

Šaltinis: vidinė medžiaga (Giedrius Lukoševičius).

Susiję: pritaikymas — rivile-erp-customization-konceptas.html, automatizavimas — rivile-erp-automatizavimo-konceptas.html.

Projekto kontekstas: atstovų mokymas; organizacija ir formatas — Tema 1 · Įvadas ir planas.

1. Įžanga

Workflow customization leidžia apibrėžti, automatizuoti ir suderinti verslo procesus, įskaitant patvirtinimus. Darbo eiga užtikrina nuoseklų užduočių, duomenų ir dokumentų judėjimą per iš anksto nustatytus žingsnius — vienodą ir efektyvų vykdymą.

Funkcinis sprendimas bus projektuojamas atskirai, atsižvelgiant į Rivile MGAMA praktiką ir Rivile ERP ribas bei galimybes.

2. Naudojimo atvejai (Use Cases)

2.1 Kliento prenumeratos būsena

  • Scenarijus: įvairių kliento gyvavimo ciklo būsenų valdymas; būsenos pasikeitus — įvykis į vidines / išorines sistemas.
  • Eiga: naujas klientas → Trial; išorėje prenumerata → įvykis → Subscribed; administratorius gali nustatyti Inactive ar Suspended (pvz. vėluojant mokėti).

2.2 Pirkimo užsakymo patvirtinimas

  • Automatinis patvirtinimas pagal sumą, padalinį ir pan.
  • Sukūrus užsakymą — keli patvirtinimo lygiai; skirtingi naudotojai / padaliniai gauna užklausas.

2.3 Dokumentų peržiūra ir patvirtinimas

  • Sutartys / pasiūlymai — peržiūros etapai, suinteresuotos šalys, grįžtamasis ryšys; užbaigus visus patvirtinimus — dokumentas užbaigiamas.

2.4 Atostogų prašymas

  • Darbuotojas pateikia prašymą; eiga nukreipia vadovui; pranešimai darbuotojui ir vadovui skirtinguose etapuose.

3. Svarbiausi workflow pritaikymo aspektai

Sritis Santrauka
Workflow būsena Atributas „Substatus“ / papildoma būsena dokumentų entitetuose (pvz. klientas, pardavimo užsakymas, pirkimo sąskaita).
Rolės ir teisės Eiga derinama prie hierarchijos ir komandų — teisingi asmenys tinkamu etape.
Eskalacija ir pranešimai Pranešimai ir eskalacija dėl progreso ir vėlavimų.
Duomenų validacija Validacijos žingsniai darbo eigoje — tikslumas ir klaidų prevencija.
Nuosekliai vs lygiagrečiai Lygiagretūs žingsniai, kai kelios užduotys gali vykti vienu metu.
Integracija Ryšys su kitomis sistemomis, DB, išoriniais API.
Auditas Visų veiksmų darbo eigoje sekimas atitikčiai ir ataskaitoms.
Patogi sąsaja Konfigūravimas, stebėjimas ir keitimas naudotojui suprantamai.

Tai — apžvalginiai svarstymai; detalus funkcinis dizainas — atskirai.

4. Pavadinimų sprendimas (Design)

EN LT
Workflow Darbo eiga
Workflow status Darbo eigos būsena
Flow status Eigos būsena
Sub-status Sub-būsena
Additional status Papildoma būsena

5. Workflow naudojimas entitetuose

  • Visos transakcijos (pardavimai, pirkimai, DK žurnalai ir kt.) ir dalis master data (MD) turi papildomą lauką Workflow, kurį galima pritaikyti.
  • Pavyzdžiai: MD — klientai, MD — produktai, transakciniai dokumentai.

6. Workflow UI

  • Sąrašuose — workflow sąsaja sąrašo vaizduose.
  • Formose — workflow sąsaja formose.

(Šaltinyje — iliustracijos be teksto; čia neįterptos.)

7. Workflow veiksmai (actions)

  • Veiksmai išvardijami iš workflow konfigūracijos.
  • Prieinami iš sąrašo ar formos bet kada — nepriklausomai nuo dokumento / entiteto būsenos (įskaitant posted, inactive ir kt.).
  • Kiekvienas veiksmas turi savą mutaciją, kuri iniciuoja įvykį sistemoje — naudojama automatizavimuose.
  • Veiksmai neša kontekstą: perėjimas iš būsenos A į B, kas ir kada pakeitė, papildoma informacija.

8. Entiteto workflow valdymas ir konfigūracija

Workflow valdomi per entitetą; kiekvienas turi būsenų ir perėjimų (transitions) konfigūraciją.

8.1 Workflow (pagrindinis objektas)

Laukas Tipas Aprašymas Default Validacija
Id uuid — system PK logika: Entity + Company
Entity ref Entiteto nuoroda — Privaloma. Tik entitetai su allowWorkflow. Nepakeičiama po sukūrimo.
Company ref Įmonė ar organizacija — Jei entitetas MD — tik Organisation; kitu atveju SS-MD-COMPANY_LEVEL logika. Jei workflow organizacijos lygyje — įmonė neleidžiama.
Audit info mix Sukūrimo / atnaujinimo metaduomenys system —
Workflow statuses one2many Būsenos — Jei nėra apibrėžtų perėjimų — kontekste leidžiami visi perėjimai.
Workflow Transitions one2many Visi perėjimai arba diagrama — —

8.2 Workflow būsena (Workflow statuses)

Laukas Tipas Aprašymas Default Validacija
Id uuid — system —
Workflow ref Tėvinis workflow — iš tėvo
Entity ref Entitetas — iš tėvo
Name txt Rodomas pavadinimas sąrašuose — Privaloma
Code txt Unikalumui — Privaloma. Unikalus per Entity.
Color enum Spalva UI (įvertinti dark mode) no-color Privaloma; iš leistinų spalvų
Main bool Nustatoma kuriant entitetą false Tik viena true per Entity + Company. Gali nebūti Main — tuomet kuriant būsena nenustatoma.
Description txt Laisvas aprašymas — —
Active mix Aktyvumas, dateFrom, dateTo — naudojama transakcijose pagal opDate, MD pagal dabartinę datą — —
Audit info mix — system —
Workflow Transitions many2many — — Jei perėjimų nėra — leidžiami visi kontekste

8.3 Workflow perėjimas (Workflow transitions)

Laukas Tipas Aprašymas Default Validacija
Id uuid — system —
Workflow ref Tėvinis — iš tėvo
Entity ref Entitetas — iš tėvo
Name txt Perėjimo pavadinimas — Privaloma. Gali būti generuojamas, pvz. „New“ → „Todo“, „New“ → „ALL“
From Workflow ref Pradinė būsena; jei nenurodyta — reiškia ALL — —
To Workflow ref Galinė būsena; jei nenurodyta — ALL — —
AllowedUsers / AllowedUserGroups one2many Leidžiami naudotojai ar grupės; jei tuščia — ALL — —

NICE TO HAVE

  • Pranešimas el. paštu (Notification message bool) — leidimą turintiems naudotojams.
  • Force transition dialog — priežastis, žinutė, papildomi laukai atmetimui ir pan.; galima plėsti kaip iš anksto sukonfigūruotą dialogą (panašiai kaip ataskaitų parametrai).

9. Diskusija: workflow vs dokumento būsena

  • Galima suderinti workflow būsenas su dokumento būsenomis, pvz. dokumentui pereinant į Posted → workflow Approved — tai galima pasiekti automatizavimais.
  • Kita kryptis — leisti tam tikras workflow būsenas tik tam tikrose dokumento būsenose ir pan.

10. Pilnas workflow vaizdavimas skirtinguose vaizduose

  • Diagrama (įkvėpta iš Jira).
  • Sąrašas (įkvėpta iš Jira).

(Šaltinyje — nuorodos į Jira stiliaus pavyzdžius.)

11. Mokymams — santrauka

  • Workflow = būsenos + perėjimai + teisės + (pranešimai / dialogai).
  • Veiksmai kelia įvykius → rišasi su automatizavimais.
  • Konfigūracija per entitetą ir įmonę / organizaciją pagal allowWorkflow ir company taisykles.
  • Dokumento būseną ir workflow būseną galima sieti automatizavimu.